採用管理をエクセルで行い続けるメリットとデメリットとは?

エクセルを利用する男性紙媒体での採用管理では、採用数の規模が像かするのに比例して文書管理が煩雑になり物理的にボリュームも膨大なものになります。紙媒体での文書管理には常に紛失のリスクに直面しており、必要な瞬間に参照するなどの機動性にも欠けるなど現在のビジネスシーンでは紙媒体での管理には限界があります。

このような問題意識を元にして利用を開始する経緯が多いのが、エクセルによる採用管理です。当初は利便性が高いと導入したエクセルですが、普及が進むと問題点も明らかになりつつあります、データ容量が大きくなればマシーンの立ち上がりも遅くなるなど、デメリットの方が多く意識されることが多くなっているのではないでしょうか。

採用管理をエクセルで実施しようとするときに使い勝手の悪さを感じさせるのは、同時編集が出来ない点を指摘することができます。ファイルを閲覧するだけであれば、編集中でも可能ですが内容が最新にアップデートされていない可能性があります。また、エクセル利用することのメリットと言える、自由自在にカスタマイズできる仕様ですが、複数の担当者で共用する場合にはむしろ使い勝手の悪が目立つことも。個人の趣向と利便性を充足させるためのカスタマイズは、改変編集した当人には利便性が高い部分も、他の人からすると使いづらく効率的に利用する上ではむしろ仇になってしまいます。また当初はデータ量も少なくサクサク動作していても、データが蓄積する中で立ち上がりが重く、高率的な利用が次第に困難になる事態すら想定されるわけです。

またエクセルには過去にいくつものバージョンが公開されているので、バージョンによっては利用できない機能も出てきます。エクセルは採用管理にあたっての、使い慣れたインターフェイスというメリットがあるのは確かですが、それ以上にツールとしての限界というデメリットも明らかになり新たな採用管理に役立つツールの登場が待たれていました。このような要望に応える形で開発されたのが、採用管理システムになります。エクセルに代表される従来のツールと大きく異なるのが、採用管理に付随する作業の効率化を図ることが可能な点にあります。例えば複数の業種で人材募集をかける場合には、それぞれの業種ごとにデータ管理をすることが前提になります。これに対してシステムを導入すると、複数の業種に振り分けて一元的に管理するこことが可能になります。応募者数を増やすためのSEO対策を意識したサイト作りも出来ます。

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